Tietosuojasi on meille tärkeä
Ymmärrämme, että yksityisyytesi on sinulle tärkeää, ja suhtaudumme siksi tietosuojaasi vakavasti. Meidän on kuitenkin kerättävä ja käsiteltävä henkilötietojasi, jotta voit olla SOMTY:n jäsen tai käyttä muutoin palveluitamme. Olemme alle keränneet tiedot SOMTY:n tietosuojaselosteesta, jotta sinun olisi helppo pysyä perillä siitä, mihin henkilötietojasi käytämme.
Käsittelemme henkilötietojasi vain tarpeen tullessa. Näitä tilanteita ovat esimerkiksi kurssi-ilmoittautumisen vahvistaminen sekä kurssipalautteen kerääminen, tuotetilauksen laskuttaminen tai jäsenkirjeen sekä Manuaali-lehden lähettäminen. Sinulla on mahdollisuus milloin vain poistaa kaikki tietosi rekisteristämme. Sinulla on myös mahdollisuus pyytää itsellesi kaikki sinua koskevat tiedot, jotka rekisterissämme on, sekä korjata rekisterissä olevaa väärää tietoa.
Jos haluat lisätietoa tai haluat esimerkiksi poistaa kaikki tietosi, ota yhteyttä SOMTY:n toimistoon. Autamme mielellämme.
SOMTY:n tietosuojakäytänteet
Kuka ylläpitää Suomen Ortopedisen Manuaalisen Terapian Yhdistyksen jäsen-, tilaus- ja osallistujarekisteriä, ja kehen otan yhteyttä tieturva-asioissa?
Rekisteriä ylläpitää on Suomen Ortopedisen Manuaalisen Terapian Yhdistys ry
Rautatienkatu 24 B 5
33100 Tampere
Yhteyshenkilö tietoturva-asioissa on yhdistyksen sihteeri Tarja Salonen.
somty.sihteeri@omt.org
03 273 1320
Miksi tietoja tarvitaan ja mihin niitä käytetään? Mistä tieto saadaan?
Rekisterissä olevia tietoja käytetään jäsen- ja kurssiasioiden hoitoon sekä tuotetilausten käsittelyyn. OMT-Fysioterapian asiantuntijoiden kohdalla rekisterissä olevia tietoja suoritetuista kursseista käytetään myös OMT-Fysioterapian asiantuntijoiden virallisten asiantuntijuuden ylläpitosuositusten toteutumisen seurantaan. Heidän kohdallaan rekisteriin on kirjattu myös heidän itse ilmoittamansa julkiset markkinointitiedot, joita käytetään OMT-Fysioterapian asiantuntijalistauksen yhteydessä OMT-asiantuntijoiden markkinointiin.
On tärkeää, että tiedämme, keitä tietyille kursseille on osallistumassa, ja ovatko he esimerkiksi maksaneet kurssimaksunsa. On myös tärkeää, että pystymme ottamaan jäseniimme, kurssiosallistujiimme sekä tuotetilauksen tehneisiin henkilöihin tarvittaessa yhteyttä. Säilytämme henkilötietoja ainoastaan niin kauan kuin se on tarpeellista käyttötarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti. Esimerkiksi henkilöiden ruokarajoitetiedot ovat arkaluontoista tietoa, ja ne poistetaan automaattisesti tapahtumista, jotka ovat päättyneet kuukautta aiemmin.
Tiedot kerätään yhdistyksen omassa toiminnassa, esimerkiksi kurssi-ilmoittautumisen yhteydessä.
Mitä rekisteriin minimissään merkitään, ja mitä sinne voidaan merkitä?
Rekisteriin merkitään minimissään suppeat henkilötiedot. Nämä ovat henkilön nimi ja henkilön rooli (esimerkiksi kurssiosallistuja, näytteilleasettaja tai tuotetilaaja). Näiden lisäksi rekisteriin merkitään henkilön jäsenyys- ja osallistumistiedot (mahdollinen yhdistyksen jäsenyys, henkilön käymät/ilmoittautumat kurssit sekä erikoistehtävät kuten kunnijäsenyys) sekä mahdolliset laskutustiedot (sekä henkilön/yhteisön laskut).
Lisäksi rekisteriin voidaan tarvittaessa merkitä näiden lisäksi henkilön titteli, yritys, syntymäaika, sosiaaliturvatunnus, sukupuoli, preferoitu kieli ja yhteystiedot. Sosiaaliturvatunnusta käsitellään sen antaneiden rekisteröityjen suostumuksella veroviranomaisille tehtävissä ilmoituksissa liittyen jäsenlaskujen, palkkojen, palkkioiden sekä apurahojen maksuun. Tämän lisäksi henkilön tietoihin voidaan liittää vapaavalintaisia huomautuksia, kuten esimerkiksi kurssien osasuorituksia tai toiveita laskutukseen liittyen. Jos henkilö ilmoittautuu tapahtumaan, jossa tarjoillaan hintaan kuuluva lounas, merkitään henkilölle väliaikaisesti tietoihin myös osallistujan ilmoittamat ruokarajoitetiedot.
Voidaanko rekisterissä olevia tietoja luovuttaa eteenpäin?
Yhdistys voi luovuttaa koulutuksiin liittyviä tietoja viranomaisille virka-apupyynnön seurauksena esimerkiksi potilasvahinkotapauksissa. Emme kuitenkaan koskaan anna tietoja toimintaan liittymättömille kolmansille osapuolille esimerkiksi markkinointitarkoituksiin. Tietoja ei myöskään siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Manuaalista aineistoa säilytetään lukollisessa tilassa, jonne ei ole vapaata pääsyä kuin yhdistyksen toimihenkilöillä. Sähköisen rekisterin käyttö on rajattu ainoastaan yhdistyksen kahden toimistotyöntekijän käyttöön. Rekisterin käyttö vaatii tunnusta ja salasanaa. Rekisteriin on pääsy myös rekisterin SaaS-palveluna tarjoavalla yrityksellä, joka vastaa rekisteriohjelman ylläpidosta ja toimivuudesta sekä avustaa tarvittaessa varsinaisia rekisterin käyttäjiä ohjelman käytössä.
Mitä tietoa minusta on rekisterissänne? Kuinka saan poistettua tietoni?
Jokaisella on oikeus tarkastaa henkilörekisteriin itsestään tallennetut tiedot. Pyyntö tulee tehdä SOMTY:n toimistoon. Samaa kautta voi myös pyytää kaikkien tietojensa poistoa tai rekisterissä olevan virheellisen tiedon oikaisua. Ota rohkeasti yhteyttä toimistoon, niin käymme läpi tilanteesi kanssasi.
Käytättekö tietojani markkinointiin?
Lähetämme jäsenille noin kerran kuukaudessa jäsenkirjeen, joka sisältää tietoa ajankohtaisista asioista. Tämän yhteydessä voidaan myös kertoa jäsenille uusista kursseista ja jäseneduista. Jäsenkirje on vapaaehtoinen, ja postituslistalta voi poistua omalla ilmoituksella milloin vain.
Erillisille sähköpostilistoille lisäämiseen (esimerkiksi kansainvälisen kongressin 2019 uutiskirje) pyydämme aina erillisen luvan ja henkilön on itse ilmoitettava selvästi halustaan liittyä listalle.
Mitä evästeitä käytämme omt.org-sivulla?
Käytämme sivustollamme Google Analytics -evästeitä. Näiden evästeiden keräämät tiedot siirretään ja tallennetaan Googlen palvelimille, joista osa saattaa sijaita EU:n ulkopuolella ja joihin tässä tapauksessa sovelletaan paikallista tietosuojalainsäädäntöä. Google Analytics -palvelun tietosuojaselosteeseen voit tutustua tästä.
Voit myös op-outata Google Analyticsistä tästä.
Jäikö vielä mietityttämään? Ota yhteyttä toimistoon, autamme mielellämme.
Why is the data needed and what is it used for? Where does the data come from?
The information in the register is used for membership and course management and to process product orders. For OMT Physiotherapy Specialists, the information on courses completed in the register is also used to monitor the implementation of the OMT Physiotherapy Specialists' formal recommendations for maintaining their expertise. In their case, the register also includes their self-reported public marketing information, which is used in the context of the OMT Physiotherapy Specialist Directory for the marketing of OMT specialists.
It is important that we know who is attending certain courses and whether they have paid their course fees, for example. It is also important that we are able to contact our members, course participants and people who have ordered products when necessary. We will only retain personal data for as long as necessary to fulfil the purposes for which it is collected, in accordance with the applicable legislation. For example, a person's food restriction data is sensitive information and will be automatically deleted for transactions that have expired one month previously.
The data is collected for the association's own activities, for example when registering for a course.
What is the minimum amount of information to be entered in the register, and what can be entered?
As a minimum, only limited personal data will be entered in the register. These are the name of the person and the role of the person (e.g. course participant, exhibitor or product subscriber). In addition, the register will contain information on the person's membership and participation (membership of the association, if any, courses attended/registered and special functions such as honorary membership) and any billing information (and the person's/entity's invoices).
In addition, where appropriate, the register may also include the person's title, company, date of birth, social security number, gender, preferred language and contact details. The social security number will be processed, with the consent of the data subjects who have provided it, for the purposes of notifications to the tax authorities in connection with the payment of membership invoices, salaries, fees and allowances. In addition, optional remarks may be attached to the person's data, such as, for example, course instalments or billing requests. If a person registers for an event where lunch is provided at a charge, the person will also be temporarily entered in the record with the food restriction information provided by the participant.
Can the information in the register be passed on?
The association may disclose information related to training courses to the authorities following a request for official assistance, for example in cases of patient injury. However, we will never disclose information to unrelated third parties, for example for marketing purposes. Furthermore, data will not be transferred outside the EU or EEA. Manual data is stored in a locked room, which is not freely accessible except to the association's staff. Access to the electronic register is limited to the two office staff of the Association. Access to the register requires an ID and password. Access to the register is also granted to the company providing the register as a SaaS service, which is responsible for the maintenance and functioning of the register software and, if necessary, for assisting the actual users of the register in using the software.
Business Transactions
If SOMTY is involved in a merger, acquisition or asset sale, your personal data may be transferred. We will provide notice before your personal Data is transferred and becomes subject to a different Privacy Policy.
What information about me is in your register? How can I have my data deleted?
Anyone has the right to check the information stored about him or her in the personal register. The request should be made to the SOMTY office. You can also request the deletion of all your data or the correction of any inaccurate information in the register. Please feel free to contact the office and we will discuss your situation with you.
Do you use my data for marketing purposes?
We send members a membership newsletter about once a month with information on current issues. This may also include information about new courses and member benefits. The membership newsletter is voluntary and you can unsubscribe from the mailing list at any time by giving notice.
To be added to a separate mailing list (e.g. the newsletter of the International Congress 2019), we always ask for separate permission and the person must clearly indicate their wish to join the list.
What cookies do we use on omt.org?
We use Google Analytics cookies on our website. The information collected by these cookies is transferred to and stored on Google servers, some of which may be located outside the EU and are subject to local data protection laws. The privacy policy of Google Analytics can be found here.
If you have any questions about this Privacy Policy, You can contact us:
By email: somty.sihteeri@omt.org
By visiting this page on our website: http://www.omt.org