Tietosuojasi on meille tärkeä

Ymmärrämme, että yksityisyytesi on sinulle tärkeää, ja suhtaudumme siksi tietosuojaasi vakavasti. Meidän on kuitenkin kerättävä ja käsiteltävä henkilötietojasi, jotta voit olla SOMTY:n jäsen tai käyttä muutoin palveluitamme. Olemme alle keränneet tiedot SOMTY:n tietosuojaselosteesta, jotta sinun olisi helppo pysyä perillä siitä, mihin henkilötietojasi käytämme.

Käsittelemme henkilötietojasi vain tarpeen tullessa. Näitä tilanteita ovat esimerkiksi kurssi-ilmoittautumisen vahvistaminen sekä kurssipalautteen kerääminen, tuotetilauksen laskuttaminen tai jäsenkirjeen sekä Manuaali-lehden lähettäminen. Sinulla on mahdollisuus milloin vain poistaa kaikki tietosi rekisteristämme. Sinulla on myös mahdollisuus pyytää itsellesi kaikki sinua koskevat tiedot, jotka rekisterissämme on, sekä korjata rekisterissä olevaa väärää tietoa.

 

Jos haluat lisätietoa tai haluat esimerkiksi poistaa kaikki tietosi, ota yhteyttä SOMTY:n toimistoon. Autamme mielellämme.

 

 

 

SOMTY:n tietosuojakäytänteet

 

Kuka ylläpitää Suomen Ortopedisen Manuaalisen Terapian Yhdistyksen jäsen-, tilaus- ja osallistujarekisteriä, ja kehen otan yhteyttä tieturva-asioissa?

Rekisteriä ylläpitää on Suomen Ortopedisen Manuaalisen Terapian Yhdistys ry

Hallituskatu 11 C

33200 Tampere

 

Yhteyshenkilö tietoturva-asioissa on yhdistyksen sihteeri Tarja Salonen.

somty.sihteeri@omt.org

03 273 1320

 

Miksi tietoja tarvitaan ja mihin niitä käytetään? Mistä tieto saadaan?

Rekisterissä olevia tietoja käytetään jäsen- ja kurssiasioiden hoitoon sekä tuotetilausten käsittelyyn. OMT-Fysioterapian asiantuntijoiden kohdalla rekisterissä olevia tietoja suoritetuista kursseista käytetään myös OMT-Fysioterapian asiantuntijoiden virallisten asiantuntijuuden ylläpitosuositusten toteutumisen seurantaan. Heidän kohdallaan rekisteriin on kirjattu myös heidän itse ilmoittamansa julkiset markkinointitiedot, joita käytetään OMT-Fysioterapian asiantuntijalistauksen yhteydessä OMT-asiantuntijoiden markkinointiin.

On tärkeää, että tiedämme, keitä tietyille kursseille on osallistumassa, ja ovatko he esimerkiksi maksaneet kurssimaksunsa. On myös tärkeää, että pystymme ottamaan jäseniimme, kurssiosallistujiimme sekä tuotetilauksen tehneisiin henkilöihin tarvittaessa yhteyttä. Säilytämme henkilötietoja ainoastaan niin kauan kuin se on tarpeellista käyttötarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti. Esimerkiksi henkilöiden ruokarajoitetiedot ovat arkaluontoista tietoa, ja ne poistetaan automaattisesti tapahtumista, jotka ovat päättyneet kuukautta aiemmin.

Tiedot kerätään yhdistyksen omassa toiminnassa, esimerkiksi kurssi-ilmoittautumisen yhteydessä.

 

Mitä rekisteriin minimissään merkitään, ja mitä sinne voidaan merkitä?

Rekisteriin merkitään minimissään suppeat henkilötiedot. Nämä ovat henkilön nimi ja henkilön rooli (esimerkiksi kurssiosallistuja, näytteilleasettaja tai tuotetilaaja). Näiden lisäksi rekisteriin merkitään henkilön jäsenyys- ja osallistumistiedot (mahdollinen yhdistyksen jäsenyys, henkilön käymät/ilmoittautumat kurssit sekä erikoistehtävät kuten kunnijäsenyys) sekä mahdolliset laskutustiedot (sekä henkilön/yhteisön laskut).

Lisäksi rekisteriin voidaan tarvittaessa merkitä näiden lisäksi henkilön titteli, yritys, syntymäaika, sosiaaliturvatunnus, sukupuoli, preferoitu kieli ja yhteystiedot. Sosiaaliturvatunnusta käsitellään sen antaneiden rekisteröityjen suostumuksella veroviranomaisille tehtävissä ilmoituksissa liittyen jäsenlaskujen, palkkojen, palkkioiden sekä apurahojen maksuun. Tämän lisäksi henkilön tietoihin voidaan liittää vapaavalintaisia huomautuksia, kuten esimerkiksi kurssien osasuorituksia tai toiveita laskutukseen liittyen. Jos henkilö ilmoittautuu tapahtumaan, jossa tarjoillaan hintaan kuuluva lounas, merkitään henkilölle väliaikaisesti tietoihin myös osallistujan ilmoittamat ruokarajoitetiedot.

 

Voidaanko rekisterissä olevia tietoja luovuttaa eteenpäin?

Yhdistys voi luovuttaa koulutuksiin liittyviä tietoja viranomaisille virka-apupyynnön seurauksena esimerkiksi potilasvahinkotapauksissa. Emme kuitenkaan koskaan anna tietoja toimintaan liittymättömille kolmansille osapuolille esimerkiksi markkinointitarkoituksiin. Tietoja ei myöskään siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Manuaalista aineistoa säilytetään lukollisessa tilassa, jonne ei ole vapaata pääsyä kuin yhdistyksen toimihenkilöillä. Sähköisen rekisterin käyttö on rajattu ainoastaan yhdistyksen kahden toimistotyöntekijän käyttöön. Rekisterin käyttö vaatii tunnusta ja salasanaa. Rekisteriin on pääsy myös rekisterin SaaS-palveluna tarjoavalla yrityksellä, joka vastaa rekisteriohjelman ylläpidosta ja toimivuudesta sekä avustaa tarvittaessa varsinaisia rekisterin käyttäjiä ohjelman käytössä.

 

Mitä tietoa minusta on rekisterissänne? Kuinka saan poistettua tietoni?

Jokaisella on oikeus tarkastaa henkilörekisteriin itsestään tallennetut tiedot. Pyyntö tulee tehdä SOMTY:n toimistoon. Samaa kautta voi myös pyytää kaikkien tietojensa poistoa tai rekisterissä olevan virheellisen tiedon oikaisua. Ota rohkeasti yhteyttä toimistoon, niin käymme läpi tilanteesi kanssasi.

 

Käytättekö tietojani markkinointiin?

Lähetämme jäsenille noin kerran kuukaudessa jäsenkirjeen, joka sisältää tietoa ajankohtaisista asioista. Tämän yhteydessä voidaan myös kertoa jäsenille uusista kursseista ja jäseneduista. Jäsenkirje on vapaaehtoinen, ja postituslistalta voi poistua omalla ilmoituksella milloin vain.

Erillisille sähköpostilistoille lisäämiseen (esimerkiksi kansainvälisen kongressin 2019 uutiskirje) pyydämme aina erillisen luvan ja henkilön on itse ilmoitettava selvästi halustaan liittyä listalle.

 

Mitä evästeitä käytämme omt.org-sivulla?

Käytämme sivustollamme Google Analytics -evästeitä. Näiden evästeiden keräämät tiedot siirretään ja tallennetaan Googlen palvelimille, joista osa saattaa sijaita EU:n ulkopuolella ja joihin tässä tapauksessa sovelletaan paikallista tietosuojalainsäädäntöä. Google Analytics -palvelun tietosuojaselosteeseen voit tutustua tästä.

Voit myös op-outata Google Analyticsistä tästä.

 

 

Jäikö vielä mietityttämään? Ota yhteyttä toimistoon, autamme mielellämme.